Es una práctica generalizada de muchas empresas en nuestro país, el dejar por la libre y manejar de forma tradicional las relaciones laborales. Sin embargo, con la entrada en vigencia de la Reforma Procesal Laboral (RPL), ahora más que nunca, se vuelve indispensable el regular las relaciones de trabajo en las empresas.
Desde la etapa precontractual, durante la relación laboral y hasta la etapa post contractual, resulta esencial contar con documentación que le brinde respaldo a las empresas sobre su accionar y el accionar del trabajador. Lo anterior por dos situaciones básicas:
1. Por la reformulación del proceso judicial laboral, el cual será más expedito y además contará con asesoría legal laboral gratuita para los trabajadores. Para dicho proceso, será de gran valor probatorio toda la documentación que conste en el expediente del colaborador y que la empresa en principio, debe tener archivado y organizado, con un registro del historial completo del trabajador.
2. Por el reforzamiento al tema de discriminación que la RPL implementó mediante su artículo 404º y que en síntesis, prohíbe cualquier forma de discriminación.
Todo lo anterior implica que la empresa deba documentar correctamente el proceso de reclutamiento, de forma tal que objetivamente pueda demostrar que se justifica tanto la contratación como la no contratación de un candidato.
De igual forma, la relación de trabajo debe documentarse preferiblemente con un contrato laboral escrito adaptado a las necesidades de la empresa y que describa las condiciones de la contratación, con el contenido básico exigido por ley y que claramente establezca los pilares bajo los cuales se regirá dicha relación.
Por otra parte, es primordial que existan normas internas –previamente comunicadas a los colaboradores- donde se regulen temas propios de la empresa. La forma más práctica de implementar dichas normas es por medio de las ya reconocidas Políticas Internas de Trabajo.
Las políticas pueden entrar a regular temas que resulten importantes para la compañía, como por ejemplo el uso del uniforme, el manejo de las herramientas de trabajo, uso de redes sociales, etc. Particularmente, ante la RPL con la ampliación en la regulación de temas discriminatorios, es conveniente contar con una Política de No Discriminación, a fin de reglamentar el tema a lo interno y de esta forma proteger a la empresa y al trabajador.
Documentar adecuadamente el proceso sancionatorio, debe ser una prioridad para toda compañía que actualmente no lo haga. Es necesario que toda falta sea correcta y proporcionalmente sancionada y por ende, debidamente documentada pues servirá de respaldo para justificar objetivamente las medidas disciplinarias tomadas por la empresa.
Específicamente los despidos sin responsabilidad patronal deben documentarse bastante bien ya que el contenido de la carta de despido, será lo único sobre lo que podrá entrarse a discutir en caso de que el ex colaborador presente un reclamo en sede judicial. Esto significa que se deben detallar las causas que ameritan la medida y el respaldo jurídico que la fundamenta.
Definitivamente es un reto que toda empresa debe asumir ante la entrada en vigencia de la RPL el pasado 25 de julio. Desde ya, se puede percibir el reconocimiento e importancia que tanto patronos como trabajadores le han dado a estas modificaciones.
Por lo tanto, toda empresa que desee minimizar sus contingencias de naturaleza laboral, debe asegurarse de contar con la documentación necesaria que respalde objetivamente su accionar como patrono a fin de evitar caer en situaciones incómodas que afecten de alguna forma a la compañía.
Ana Laura Hernández
alhernandez@bdsasesores.com
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