Manejo del reembolso educativo

La exigencia en los mercados laborales no solo demanda personal más preparado, sino también que las mismas empresas logren ser atractivas para captar y retener a los mejores talentos.

De ahí la importancia que han ido tomando los distintos sistemas/paquetes de compensación, entendidos como el conjunto de beneficios salariales y no salariales que se ofrecen a los candidatos a un puesto, para hacer la oferta laboral más atractiva.

Para lograr que este sistema no implique un aumento en el costo de las operaciones de la empresa, conviene conocer y diferenciar qué se ofrece, sus implicaciones legales y si tiene cargas sociales y/o tributarias aplicables.

El artículo 162 del Código de Trabajo conceptualiza como salario la retribución que el patrono paga en virtud del contrato de trabajo a cambio de servicios prestados. Igual tratamiento tiene el salario en especie, que es aquel que recibe el  trabajador en alimentos, habitación, vestidos y demás artículos destinados a su consumo personal inmediato.

Estos rubros salariales están sujetos al pago de cargas sociales, impuesto sobre la renta (según corresponda) y los montos se toman en consideración para el cálculo de las prestaciones, horas extra, entre otros. Otro tipo de rubro que se maneja entre patrono y empleado es el reembolso de gastos.

Estos son gastos en que incurre el trabajador pero están relacionados con el negocio de la empresa. Si se respaldan con los comprobantes respectivos (facturas autorizadas, liquidaciones de gasto y/o viáticos) y se generan con motivo de sus funciones en la empresa, no son considerados salario, por lo que no están sujetos al pago de cargas sociales, impuesto, u otro rubro laboral.

Si bien se podrían enlistar y analizar diferentes modalidades, interesa comentar el tema del conocido “reembolso educativo”. Muchas empresas brindan beneficios de capacitación o colaboración para realizar estudios universitarios, en aras de motivar y tener un personal cada vez más especializado. En este tema, sin embargo, es importante conocer los criterios tributarios.

Autoridades en la materia han establecido que las capacitaciones/cursos/apoyo en estudios universitarios para empleados son deducibles del impuesto sobre la renta, siempre que se pueda demostrar una relación causal con los servicios  prestados por el trabajador, es decir, que exista un vínculo entre los gastos ocasionados por la capacitación del trabajador y su funcionabilidad y labores en la empresa.

Por esa razón, resulta de gran importancia que haya documentación de respaldo que vincule dicho curso con el puesto que ejerce el colaborador. Eso es esencial, para que no se considere salario. (Ver sentencia N° TFA-202-2009-P. Sala Primera. Tribunal Fiscal Administrativo) De no demostrarse, este apoyo será considerado parte del salario del empleado, con carácter de salario en especie, quedando dicho pago sujeto a retenciones del impuesto sobre la renta y a cotizaciones de seguridad social.

Por tal razón, es imprescindible que la empresa tenga claras las funciones de los que laboran en la organización, para hacer la vinculación requerida por las autoridades laborales y tributarias con el fin de demostrar que los montos no son sujetos a cargas.

Cindy Sabat
Redacción Elempleo Costa Rica
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