Evite errores cuando haga el reembolso de gastos

Luego de una gira laboral o de compras necesarias llega la hora de liquidar el monto, a fin de obtener el reembolso del gasto. Sin embargo, este procedimiento puede dar paso a conflictos si no se maneja en forma adecuada en la oficina.

“Los reembolsos de gastos son compensaciones que carecen de naturaleza salarial, por este motivo, deben ser bien administrados y controlados por el ente patronal”, man ifestó el abogado, Ricardo Vargas, socio de la firma Oller Abogados.

Vargas explicó que el patrono debe reembolsar dinero por concepto de viáticos: “Cuando se incurre en estos gastos en la ejecución de labores fuera del lugar de trabajo”. Además de montos por gastos de representación, o sea, dinero invertido en actividades sociales ligadas a funciones de trabajo, como cenas y conferencias. De igual forma, el patrono debe pagar cifras por el kilometraje de un vehículo usado en actividades de trabajo.

“Al ser reembolsos, estos montos no están sujetos a pagos de cargas sociales, impuesto sobre la renta (al salario), ni  serán contemplados para el cálculo de los extremos indemnizatorios tras la finalización de la relación laboral”, aclaró el abogado Vargas. Fallas.

En el manejo de estos trámites de reembolso pueden darse errores que afectan la relación laboral, alertó Vargas. “Los patronos no suelen solicitar una detallada rendición de cuentas de la liquidación de los gastos incurridos o los kilómetros desplazados, o ambos, junto a su respectiva justificación; acompañados de las facturas, recibos, comprobantes o cualquier otro documento que compruebe los gastos efectivamente realizados”, dijo Vargas.

A modo de ejemplo, el abogado aconsejó revisar si los cobros por kilometraje guardan relación con las labores o corresponden a asuntos personales. Además, detalló que algunos patronos dan a sus trabajadores montos fijos y  periódicos para que asuman los gastos derivados de sus funciones, independientemente de que deban efectuar o no labores de oficina.

“Estos pagos pueden entrar en la consideración salarial, por ello, los patronos deben asegurarse de poseer procedimientos para el reembolso de gastos y que estos se apliquen estrictamente”, indicó Vargas. “Resulta clave analizar los distintos escenarios que se presentan en la empresa para corregir el error o para brindar el tratamiento salarial, en caso de que así corresponda a estas compensaciones”, concluyó.

Marcela Cantero
mcantero@nacion.com
Redacción Elempleo Costa Rica