WhatsApp: medio de comunicación formal

WhatsApp es una aplicación de mensajería instantánea para teléfonos inteligentes, fundada en el 2009; actualmente, es utilizada por más de mil millones de personas alrededor del mundo, y ha venido a desplazar el servicio de mensaje de texto de grandes empresas telefónicas.

Por eso, no sorprende que su uso haya trascendido el ámbito personal y algunas empresas han dejado de utilizar medios de comunicación más ‘formales’ (pero más costosos) trasladándose al uso del WhatsApp como la “herramienta de comunicación” en el centro de trabajo.

Sea que “el grupo” haya sido creado para comunicaciones informales o envío “esporádico” de una instrucción laboral, aparecen interrogantes sobre su correcto manejo, por ejemplo: ¿se puede obligar a los empleados a usar su línea o dispositivo? ¿Qué pasa si el empleado no contesta, se sale del grupo, se queda sin saldo o no ve el mensaje y por ende no realiza lo solicitado se puede amonestar? ¿Será mejor entregar un teléfono para poder limitar el contenido, participantes y temas a tratar?.

De ser así, ¿se debe formalizar con una política de uso? Si alguna de las interrogantes mencionadas ha sido valorada en su empresa o se ha cuestionado la posibilidad de utilizar la aplicación como un medio de comunicación de temas laborales, tenga presente algunas consideraciones: Herramienta de trabajo.

Teniendo en cuenta la informalidad de la aplicación cuando se utiliza en un teléfono propio, si una empresa desea utilizarla como medio formal de comunicación y envío de información propiamente laboral, en aras de tener un mayor control de quiénes deben participar, es recomendable que el teléfono y la línea sean otorgados por la empresa y con su entrega, se tengan los cuidados básicos como: notificación de las políticas, instrucciones de uso y cuido de la herramienta, así como las posibles consecuencias de un mal manejo.

Confidencialidad

Guardar secretos técnicos, comerciales o de fabricación de los productos de una empresa o asuntos administrativos reservados (confidenciales) es una obligación de los trabajadores contenida en nuestro Código de Trabajo (artículo 71, inciso g), cuya infracción puede conllevar a la terminación de la relación laboral sin responsabilidad patronal tal como lo estipula el artículo 81 inciso e) de dicho cuerpo normativo.

Lo que da pie a cuestionar: ¿qué se debe comunicar en estos grupos y qué tipo de información de la empresa debo o no compartir? Como es sabido, la información que se comparte en redes sociales o aplicaciones como ‘WhatsApp’ básicamente queda a merced de los términos y condiciones de su creador, que incluso varían constantemente.

De ahí que el envío, reenvío o respaldo que se haga de la información, escapa del control real del empleador.
Por lo que cabe cuestionarse, nuevamente, si este medio debe o no ser utilizado en el ámbito laboral.

Dicho lo anterior, si su empresa desea incursionar o ya utiliza esta aplicación como un medio formal de comunicación a lo interno, se recomienda buscar asesoría para evaluar la necesidad de crear una política que regule bien el manejo, contenido, envío y el carácter confidencial de la información compartida, así como la documentación de respaldo idónea en caso que se valore entregar un dispositivo a los empleados.

Cyndi Sabat Hoffman
csabat@bdsasesores.com