Gestión documental en la era de los bits

¿Si tuviera que almacenar los papeles que se producen en su empresa, cuántos archivadores necesitaría?

Mundo empresarial / 26 de noviembre de 2004

Se ha preguntado alguna vez ¿en caso de guardar en su escritorio, uno tras otro los papeles que recibe, le quedaría espacio para trabajar?

Al principio e incluso después de unos meses, tal vez sí.

No obstante, con el tiempo, esa montaña de cartas, revistas, periódicos, información promocional y correspondencia no solicitada, entre otros, pueden consumir literalmente su espacio laboral. Eso mismo ocurre en una empresa.

Una nueva época: la era del conocimiento

Hoy en día, el papel está siendo reemplazado por soportes y herramientas basadas en bits (unidad mínima de información en términos computacionales. Un bit es 1 ó 0).

En este sentido se habla de la llamada era digital, una época que se caracteriza por apoyarse en tecnología de punta para hacer las organizaciones y los procesos más eficientes.

De esta forma, llega como parte de una tendencia mundial, la Gestión Documental.

Los libros y en general el papel electrónico (e-books y e-paper), por ejemplo, son una faceta de esta nueva realidad.

Sin embargo, en el entorno corporativo, las aplicaciones y beneficios de la digitalización pueden impactar realmente el negocio.

¿Qué es la gestión documental?

En pocas palabras consiste en facilitar el manejo de documentos mediante sus imágenes digitales.

A grandes rasgos, este proceso implica la convergencia de varias tecnologías como:

? Escáner de producción

? Herramientas de captura

? Sistemas y medios de almacenamiento

? Microfilmación

? Sistemas híbridos

En este caso, el objetivo es uno: lograr la preservación, publicación, búsqueda sencilla y procesamiento de documentos.

Cambio de paradigma: de átomos a bits

Para implementar soluciones de gestión documental se cuenta con tecnología de hardware, software y telecomunicaciones que permiten llevar a cabo la captura, administración, distribución, control y almacenamiento.

Kodak en un estudio reciente sobre el tema informó que los principales problemas ante la falta de digitalización de documentos son:

? Pérdida de tiempo

? Pérdida frecuente de ciertos archivos

? Problemas para almacenar y administrar los datos

Para contrarrestar este tipo de inconvenientes y entrar de lleno a la era digital, se pueden emplear tecnologías de la información que permitan a las empresas ser cada vez más eficientes.

Conozca los beneficios de la gestión electrónica de documentos