¿Debo inscribir mi base de datos?

Mayo 29 de 2015

El 5 de setiembre del 2011, entró en vigencia la “ley de protección de la persona frente al tratamiento de sus datos  personales”, la cual reconoce el llamado derecho de “autodeterminación informativa” sobre el legítimo tratamiento de datos personales.

Este “derecho fundamental” busca controlar el flujo de informaciones de cada persona, derivado del derecho a la privacidad. En palabras sencillas, el derecho de “autodeterminación informativa” vino a posibilitar saber quién tiene los datos personales, con cuáles fines los resguardan y, si fuera del caso, rectificar o solicitar la exclusión de ellos de una  base de datos.

En el ámbito legal laboral, muchos patronos utilizaban información personal de sus trabajadores para transferirla o divulgarla frente a terceros, lo cual, si es manejado de una manera incorrecta, podría significar una violación a la ley aquí analizada. Creada por la ley número 8968, la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (Prodhab) es una institución desconcentrada del Ministerio de Justicia y Paz, cuyo fin es velar por el cumplimiento de dicha ley.

Particularmente, maneja la inscripción y fiscalización de bases de datos de empresas que comercialización con ellos. Según el artículo 2, se entendía que estas funciones se limitaban a cierto tipo de bases de datos, y que el régimen de protección no aplicaría a las bases de datos mantenidas por personas físicas o jurídicas con fines exclusivamente internos, personales o domésticos, siempre y cuando los datos no sean vendidos o comercializados de alguna forma.

Desde esta perspectiva, la ley era clara sobre cuáles bases de datos deben ser inscritas. Preguntas. Sin embargo, del reglamento de la ley que crea el Prodhab, surgen dudas respecto a cuáles bases de datos tendrían que ser o no registradas ante dicha entidad.

Debe recordarse que ya la propia ley de datos tenía elementos contradictorios, como su artículo 21, según el cual “toda base de datos, pública o privada, administrada con fines de distribución, difusión o comercialización, debe inscribirse en el  registro que al efecto habilite la Prodhab”; norma que entra en conflicto con el artículo 2 de la mencionada ley.

Sin detrimento de lo anterior, el reglamento de la ley del Prodhab incluye definiciones que generaron más incertidumbre. Por ejemplo, al definir conceptos como “comercializar”, “distribuir”, “difundir” o “transferencia de datos”, se amplió el margen que la ley había establecido para bases de datos susceptibles a ser inscritas .

Al día de hoy, el Prodhab indica que se deben inscribir bases de datos que son comercializadas, transferidas, compartidas, difundidas, publicadas o hecho similar; sea a título gratuito u oneroso. Además de las bases con datos personales de acceso público que brindan ese acceso a título gratuito u oneroso; también, las bases que, si bien contienen algunos datos de acceso público y restringido, brindan el servicio de acceso a título oneroso y aquellas bases de prospección comercial.

También, con solo dar un servicio de información de las personas y las fuentes de la cual se nutre; existe transferencia de datos, lo cual implica una inscripción. Existen multas y sanciones, por ello, revise si debe inscribir su base de datos.

José Joaquin Acuña Solís
jacuna@bdsasesores.com